Das Handelsregister in Holland wird bei der “Kamer van Koophandel” (KvK) geführt. Die Bezeichnung Holland für die Niederlande ist zwar allgemein gebäuchlich, aber nicht richtig. Denn Holland umfasst eigentlich nur 2 Provinzen der Niederlande. Insofern ist der Bezeichnung Niederlande zutreffender.

Die Handelsregisterauszüge und alle dort abrufbaren Dokumente sind in holländischer bzw. in niederländischer Sprache abgefasst. Allerdings existiert auch eine englische Sprachversion, allerdings nur vom Handelsregisterauszug. Hierbei werden die verwendeten niederländischen Rechtsbegriffe zwar ins Englische übersetzt, aber manche der dann gewählten englischen Rechtsbegriffe entsprechen dann nicht genau dem, was in Holland bwz. den Niederlanden darunter zu verstehen ist. Es kann daher ratsam sein, entweder nur die niederländische Version zu nutzen oder dann beide Sprachversionen. Wie schon angedeutet: Die weiteren Dokumente wie zum Beispiel Jahresabschlüsse oder der Übersichtsbaum über die Gruppenstruktur (Concernrelaties), diese sind in niederländischer Sprache bzw. so aufbereitet oder nur aus Zahlen bestehend, dass man das leicht versteht.

Noch ein Hinweis: Auch ohne der niederländischen Sprache mächtig zu sein, kann man die Dokumente aus Holland verstehen und die ensprechenden Informationen entnehmen. Man muss sich nur über ein paar Begriffe informieren bzw. diese sich ggf. übersetzen.

Welche Versionen gibt es von einem Handelsregisterauszug aus den Holland / Niederlande ?

Es gibt zwar einen bloßen Onlineausdruck, dieser hat aber keinerlei Beglaubigung. Konzentrieren wir uns daher auf die beglaubigten Versionen.

Da ist einmal der Handelsregisterauszug im PDF-Format mit einer elektronischen Zertifizierung. Das gibt es so im deutschen Handelsregister nicht, denn diese Art der Zertifizierung ist an die ausschließlich elektronische Nutzung gebunden. Das bedeutet, dass der PDF-Auszug dann als unbeglaubigt gilt, sobald er ausgedruckt wird.

Dann gibt es noch den beglaubigten Papierauszug mit Unterschrift. Dieser Auszug ist für den Offline-Gebrauch geeignet. Dieser wird von der KvK auf einer Art Sicherheitspapier gedruckt und steht deshalb nicht sofort zur Verfügung, denn der wird erst auf Anforderung erstellt. Aufgrund dieser Art von Beglaubigung kann er nur per Post verschickt werden.

Bleibt noch die beglaubigte Papierform mit Apostille. Eine Apostille (Überbeglaubigung) benötigte man, wenn man den Auszug außerhalb der Niederlande verwenden möchte. Das bedeutet in der Praxis, dass in den Niederlanden noch ein Beglaubigungsvermerk in Form eines großen Stempels oder auch einen speziellen Aufklebers auf dem Auszug angebracht wird. Da beide Beglaubigungen von unterschiedlichen Behörden vorgenommen werden, ist mit einer Bearbeitungszeit von ca. 3 Wochen zu rechnen. Verständlicherweise kann auch dieses Dokument nur per Post verschickt werden.

Auftragsformular anschauen: Handelsregister Holland