Der amtlich beglaubigte Auszug aus dem Handelsregister mit Apostille. Was ist beglaubigter Auszug aus dem Handelsregister ist, das kann sich wohl jeder vorstellen. Was aber ist eine Apostille?  Bei einer Apostille handelt es sich um eine im internationalen Urkundenverkehr gebräuchliche Beglaubigungsform. Sie wird im Rechtsverkehr zwischen jenen Staaten verwendet, die Mitglieder des Haager Übereinkommens Nummer 12 zur Befreiung öffentlicher Urkunden von diplomatischer Beglaubigung oder Legalisation sind. Das sind sehr viele Länder, aber es gibt Ausnahmen.

Das bedeutet, nur mit einem beglaubigten Auszug wird man im Ausland nicht viel verrichten könnne. Es braucht zwingend die Apostille.

Wie sieht eine Apostille aus und wer erteilt diese ?

Grundsätzlich können verschiedene amtliche Dokumente mit einer Apostille versehen werden, jedoch im Zusammenhang mit dem Handelsregister ist dies dann in den meisten Fällen ein amtlich beglaubigter Auszug aus dem Handelsregister (Auszugsarten), welcher mit einer Apostille versehen wurde.

Dabei muss zunächst ein amtlicher Auszug aus dem Handelsregister (amtlich beglaubigter Auszug aus dem Handelsregister) erstellt werden, welcher dann an das übergeordnete Landgericht weitergeleitet und dort mit einer Überbeglaubigung versehen wird. Hierbei handelt es sich um einen größeren Aufkleber mit der Bezeichnung “Apostille” welcher auf dem bereits beglaubigten Auszug aus dem Handelsregister angebracht wird. Manchmal ist es auch ein großflächiger Stempel und auch noch eine Versiegelung mittels Kordel.

Immer wird diese Apostille unterschrieben. Denn diese Unterschrift bezeugt, dass der Abruf des Auszuges seitens des Amtsgerichts korrekt war. Auch der Auszug vom Amtsgericht muss unterschrieben sein.

Können auch weitere Dokumente mit einer Apostille versehen werden?

Ja, es können Gesellschaftsverträge, Gesellschafterlisten und auch einzelne an das Handelsregister eingereichte Dokumente auf diese Art überbeglaubigt werden.

Gibt es Fälle, wo auf einem Auszug aus dem Handelsregister keine Apostille erteilt werden kann?

Obwohl die große Mehrheit der Länder dem genannten Übereinkommen beigetreten sind, gibt es doch viele, die das nicht sind. Zum Beispiel China oder Indien, um nur zwei zu nennen. Hier gibt es dann oft spezielle Beglaubigsungsverfahren, in welches dann auch das Bundesverwaltungsamt mit involviert ist. Dann gibt es auch Länder, die zwar Beitrittsland sind, aber von der Bundesrepublik Deutschland beeinsprucht wurden. Hier wird dann wieder eine andere Art der Beglaubigung erforderlich.

Wie kann man so ein Dokument aus dem Handelsregister in Auftrag geben ?

Sie können das natürlich alles auch selbst erledigen: Die zuständigen Gerichte herausfinden und kontaktieren, die Gerichtskosten vorab bezahlen, herausfinden ob in dem betreffenden Land eine Apostille möglich ist usw. Das alles dauert natürlich auch seine Zeit. Auch wir können so ein Dokument nicht sofort beschaffen, aber wir kennen den schnellstmöglichen Weg. Wenn das für Sie in Frage kommt, dann schauen Sie sich das Auftragsformular an.

Falls Sie sich für einen Auftrag entscheiden: Wir prüfen nach Auftragseingang immer erst,  welches Beglaubigungsverfahren für das betreffende Land vorgenommen werden muss und halten immer erst Rücksprache, wenn dies den urspünglichen Auftrag berührt. Das heißt, wenn keine Apostille möglich ist, halten wir erst Rücksprache mit Ihnen.

Ansonsten kümmern wir uns um den Auszug und schicken Ihnen diesen nach einigen Tagen zu, immer zusammen mit der Rechnung. Sie müsssen hier nicht vorab bezahlen.

Auftragsformular:  Amtlich beglaubigter Auszug aus dem Handelsregister mit Apostille